Entendendo melhor o menu do Excel

Ao acessar o Botão Office (Alt+A), encontraremos as seguintes funções (mova seta para baixo para encontrá-las):

Novo

Nesta opção você pode escolher um modelo (layout) para o novo documento. O modelo padrão é “Pasta de trabalho em branco”.

Uma pasta de trabalho do Excel é um arquivo que contém uma ou mais planilhas, que podem ser usadas para organizar diversos tipos de informações relacionadas.

Inserindo dados

Por padrão, a pasta de trabalho é criada com 3 planilhas. Cada uma delas tem um nome na guia de planilha: Plan1, Plan2 e Plan3. Os dados são inseridos na planilha ativa. Para navegar entre elas, basta acionar as teclas Ctrl + Page Down e Ctrl + Page Up.

Vamos aproveitar e inserir alguns dados na pasta criada, que será utilizada posteriormente para praticarmos os demais comandos.

Digite os dados e pressione a tecla Enter para mover o cursor para a célula abaixo ou a tecla Tab para mover o cursor para a célula à direita.

Se você pressionar a tecla Esc durante a edição da informação, o conteúdo digitado será cancelado.

Salvar

Para salvar (gravar) uma pasta de trabalho, acesse o Botão Office (Alt+A) e, em seguida, escolha “Salvar” (seta para baixo). Vale lembrar que a pasta de trabalho é salva com as alterações realizadas até o presente momento, isto é, tudo o que você fizer depois não estará salvo enquanto não for repetido o procedimento. Um atalho para salvar rapidamente é Ctrl+B.

O arquivo terá a extensão .xlsx, que é inserida automaticamente pelo Excel. Vamos salvar a pasta de trabalho que acabamos de criar com o nome de Parte_Pratica. Não se esqueça: todas as planilhas serão salvas, não só a atual.

Dicas!

Para facilitar a busca por seus arquivos, há algumas dicas quanto à nomeação deles:

- Usar palavras-chave que facilitem a memorização.

- Escrever as iniciais maiúsculas.

- Evitar preposições entre as palavras.

- Evitar acentos e cedilhas.

- Inserir datas, quando for necessário.

Exemplo:

Se você for salvar um relatório semanal de custos, um bom nome seria RelSemCustos_09_Mar.

Neste caso, o "09_Mar" é para identificar de qual semana é o relatório, sem precisar abri-lo.

É importantíssimo o hábito de manter o documento salvo, mas, caso você se esqueça de salvar e por algum problema o computador desligue ou trave inesperadamente, ainda há esperanças graças à "Recuperação automática de arquivos"!

Como? Recuperação automática de arquivos?

Sim! Sem que você note, o Excel, de tempo em tempo, salva automaticamente a pasta para que, em ocasiões inesperadas, você não perca seu trabalho. A próxima vez que você abrir o Excel 2007 aparecerá uma janela com a lista de todas as pastas recuperadas, então basta escolher a que você deseja abrir.

Obs.: Ao abrir o Excel, o Virtual Vision não será capaz de avisá-lo que existem itens que foram recuperados. Pressione a tecla F6 e você ouvirá um nome de arquivo seguido da extensão .xlsx. Basta pressionar Enter e a pasta de trabalho será carregada.

Abrir – Ao acionar o botão Abrir, tecle Alt+A. Em seguida, desça até a opção “Abrir” e tecle Enter. Aparecerá uma janela para que digite o caminho e o nome do arquivo que deseja abrir ou, se preferir, navegue nessa tela com a tecla Tab até encontrar a lista de arquivos, depois navegue nessa lista com a seta para baixo e, ao encontrar o arquivo desejado, pressione Enter para carregá-lo. Atalho para Abrir documento: Ctrl+A.

Salvar como – Se houver necessidade de salvar o arquivo com outro nome ou em outro local, é preciso “Salvar como”. Para isso, tecle Alt+A, desça com a seta até a opção “Salvar como” e tecle Enter. Depois digite o nome desejado e/ou selecione o local desejado (HD, CD, Pendrive etc.) e pressione Enter na opção "Salvar". (Navegue com a tecla Tab pelas demais opções desta janela.) Atalho: F12.

Imprimir – Para imprimir o arquivo aberto, é necessário ter alguma impressora conectada ao computador ou a uma rede local. Acione o Botão Office (Alt+A), desça com a seta até a opção "Imprimir". Aperte seta para a direita e encontrará 3 opções que explicaremos a seguir. (Para encontrá-las, pressione seta para a direita ou use o atalho "L".)

a)         “Imprimir” – Abrirá uma janela com configurações que permitirão selecionar a impressora, planilhas a serem impressas, número de cópias, entre outras. (Navegue nesta tela com a tecla Tab.)

b)         “Impressão Rápida” – Imprime direto sem nenhuma configuração.

c)         “Visualizar Impressão” – Serve para conferir como ficará seu documento. Para voltar à visualização “Layout de impressão”, pressione Enter no botão “Fechar Visualização de Impressão”. (Navegue com o Tab nesta tela.)

d)         Atalho para imprimir: Ctrl+P. Navegue com o Tab pelas opções e finalize com o Enter. Vale lembrar que este atalho não passa pelas opções a, b e c acima relacionadas.

Fechar – Existem várias formas de encerrar o Excel. Uma delas é clicar no Botão Office e na opção “Fechar”. (Pressione Alt+A, desça com a seta até “Fechar” e pressione Enter.) Caso haja alguma alteração em seu documento que não tenha sido salva, aparecerá a seguinte mensagem:

"Microsoft Office Excel. Deseja salvar as alterações feitas a 'Pasta1'?".

Use o Tab para navegar entre as opções “Sim”, “Não” ou “Cancelar” e tecle Enter para acionar a opção desejada. Atalho para fechar o Excel: Alt+F4.